In tanti anni di esperienza ho potuto appurare, come molti manager o ristoratori non svolgano al meglio quella che per loro è l’affannosa pratica della determinazione del food cost, facendolo in maniera grossolana, magari una sola volta all’inizio al momento della progettazione o della prima stesura del menu per poi abbandonarla.
Bisognerebbe comprendere profondamente invece, che il food cost prima di essere una percentuale relativa ai ricavi o alla determinazione di indici, è una pratica di sistema, di gestione, di strategia.
Ma allora la domanda spontanea è: “perché se è il F.C. è così utile e importante, invece per molti ristoratori diventa un fardello?”
Il motivo è dato dalla sua complessità, costituita però non dalla sua elaborazione bensì dalla necessità del suo continuo monitoraggio, che nel caso in cui non si abbia un sistema ben organizzato, richiede ai ristoratori molto tempo ed energie.
Il F.C. infatti non è come molti operatori pensano una fase o un momento, ma è una tecnica perenne che deve essere quotidianamente verificata e monitorata.
E se vogliamo essere precisi in effetti esistono ben due food cost, che vivono allo stesso tempo dandosi spesso battaglia, quello ideale programmato in fase di proiezione e quello reale dato dal risultato operativo ottenuto. Immaginiamoli come la convivenza tra due fratelli con personalità completamente diverse, o peggio come due lati di una stessa personalità uno chiaro e uno oscuro.
In questo articolo parleremo proprio dell’assoluta necessità di convivenza e coerenza tra questi due indici fondamentali.
Il non strutturare ed organizzare un sistema che permetta di verificare in qualunque momento, se vi sia corrispondenza tra il food cost ideale determinato in fase di budgeting e/o al momento della creazione del menu, ed il food cost reale verificato nei risultati del proprio ristorante, è un errore madornale.
Vi assicuro che senza dubbio il food cost è sia l’anima economica che il principio ispiratore di ogni business ristorativo, ed in molti casi a dire il vero, il peccato originale che conduce al fallimento e alla chiusura di un locale.
Detto ciò, in questo articolo faremo insieme un viaggio, attraverso le fasi propedeutiche, gli aspetti e gli strumenti che devono essere studiati e scelti con attenzione per la determinazione dei due food cost. Vediamoli insieme:
- È fondamentale la fase della scelta del vostro fornitore e dei servizi da lui offerti.
Molti ristoratori non capiscono quanto sia delicata e importante la scelta di un buon fornitore per l’effettivo mantenimento dei parametri del food cost.
Intendiamoci ciò non significa come molti pensano, solo un buon prezzo “all’inizio della fornitura”, ma la capacità del provider di: a) reperire sempre lo stesso prodotto; b) di garantirne il mantenimento del prezzo; c) garantire con la fornitura ottime condizioni e servizi.
Tutti questi sono fattori che se non verranno rispettati, creeranno con il tempo continue variazioni e inesattezze in merito alle determinazione in % di previsione del food cost. - Occorre la determinazione di una chiara linea strategica concernente la politica d’acquisto dei prodotti.
Quale gamma di prodotto scegliere? Alta, media, bassa?
La scelta d’ acquisto per esempio di un prodotto più scadente significherà più rapido deperimento, perdita di qualità nella conservazione e produzione, alterando le proporzioni e gli equilibri presenti nelle ricette, quindi variazione del food cost, con conseguente arreco di danno economico. - L’uso di un ricettario.
Occorre avere un libro mastro della cucina, dove sia indicata con esattezza maniacale la porzionatura dei prodotti ed il rispetto delle quantità degli ingredienti inseriti nelle ricette del menu.
Con il libro e/o la relazione consegnatevi dallo chef, creerete un vostro database, che vi permetterà di verificare e monitorare la coerenza nella produzione dei parametri e dei margini stabiliti nelle ricette in fase di programmazione con lo chef: misure, dimensioni, quantità, caratteristiche dei prodotti usati. - Lavorare con statistiche e report di vendite che permettano di verificare quando e quanti piatti siano stati venduti; e quindi se i margini di ricavo dei prodotti rispecchino quelli ipotizzati. Così una volta rintracciato uno scostamento evidente, si potrà intervenire verificando in quali dei tanti passaggi risieda il problema.
- Organizzare un sistema di sicurezza nelle fasi di storage, che verifichi che i prodotti ricevuti siano veramente quelli ordinati, stoccati e collocati senza che vi siano differenze o alterazioni in merito alle tipologie, brand, misure, o possibili rincari nel prezzo, ammanchi, furti, sprechi.
- Creare un sistema procedurale di controllo che durante la produzione assicuri che non vi siano prodotti rovinati a causa di errori, o che una volta prodotti non vengano comunque registrati alla cassa.
Questo spesso è un male oscuro che si riflette in un forte scostamento in negativo rispetto alle proiezioni concernenti il rapporto tra acquisti, vendite e consumi. Conti free non pagati, piatti o cocktail non battuti alla cassa, sbagliati o caduti per causa di incidenti in sala, incidono fortemente sulle % del food cost e i risultati attesi.
Visti insieme questi passaggi logistico operativi, cerchiamo di capire cosa volevamo dire all’inizio parlando di due Fodd Cost, ideale e reale. Entrambi come dicevamo sono legati inscindibilmente, perché senza una determinazione delle % del food cost ideale non si potrà dare valore, in termini di analisi, ai risultati del F.C. reale.
Come fare?
Occorrerà determinare un food cost ideale per ogni prodotto/piatto, e costruire un sistema, un apparato di controllo e di vigilanza che garantisca il suo efficace e reale rispetto.
È solo dopo aver fatto ciò, che potrete sviluppare ed operare cambiamenti, correzioni e studiare soluzioni per lo sviluppo del vostro business.
Prendendo infatti un report dei dati delle vendite concernenti un periodo, dove vengano indicati il n° di piatti venduti, il loro costo ideale e le entrate reali che abbiamo avuto, potremo subito vedere gli scostamenti tra ciò che abbiamo previsto come food cost ideale, e quello reale attraverso le comparazioni incrociate dei dati.
La determinazione esatta del food cost non è sempre semplice è vero, ma è comunque di vitale importanza, perché determinerà le % di incidenza sui vostri profitti e le aspettative di profitto che il vostro ristorante dovrebbe ottenere con le vendite.
Potete scegliere il sistema che volete per determinare sia il food cost che il costo del piatto:
a) quello dei coefficienti variabili; b) del margine di contribuzione; c) o metodo dei costi primari.
Ma ciò che è certo qualunque metodo usiate, è che occorre averne uno.
Normalmente molti operatori indipendenti intendono con F.C. questa operazione:
“Prezzo di vendita meno prezzo d’acquisto, (o incasso meno acquisti) per arrivare ai ricavi e stabilire il costo della produzione”.
Oppure credono che l’incidenza del food cost sulle vendite sia solo data dal rapporto tra il risultato delle vendite ed il costo dei prodotti necessari alla produzione.
Dunque seguendo tale metodo, prendendo come esempio un piatto che venderemo 10,00 euro, e il cui costo delle materie prime è di 3,00 euro, avremo un costo del food che inciderà in percentuale del 30%. Ricapitolando:
VENDITE – COSTO DELLA VENDITA = INCIDENZA DEL FOOD COST SULLE VENDITE
Ma questa è un’operazione solo in parte corretta o meglio solo aritmeticamente corretta, ma non managerialmente e non lo è per due motivi.
Il primo perché strategicamente è sbagliata in quanto si basa su un risultato già ottenuto dall’attività, che spesso non corrisponde dunque al risultato della pianificazione precedente.
Dunque presenta già un peccato originale.
E il secondo perché è un’operazione approssimativa, non tenendo conto del come si sia arrivati a quel risultato. Dunque non essendovi un percorso, questo non potrà essere mappato a ritroso nelle sue fasi.
In più non tenendo conto di molti fattori che incidono sul costo delle produzione, tra cui le voci di costo come luce, acqua, o il grado di elaborazione del piatto, come anche gli operatori necessari alla produzione di un prodotto, le operazioni rimarranno scarne e approssimative.
Non ci diranno infatti se avremmo potuto risparmiare sul personale o su altri aspetti della produzione.
La determinazione del food cost è una procedura che andrebbe sviluppata a priori, per avere parametri obiettivi e misurabili durante le nostre prestazioni, e non certo dopo come semplice risultato di un’operazione aritmetica. Questa è l’anima del Management.
Oltretutto spesso sono gli chef a stabilire il food cost, perché molti proprietari non sono competenti, informati, interessati o non sanno come determinarlo.
È consigliabile anzi propedeutico, per tutti i gestori o proprietari sedersi con il proprio chef o F&B manager e giornalmente e settimanalmente indagare, chiedere, informarsi su questo coefficiente che spesso costituisce la chiusura o la disgrazia dei loro ristoranti.
TIPS: Ricordate il detto sempre valido : “You get what you measure!”
Solo ciò che è misurabile è migliorabile!.
Se non si segue scrupolosamente la determinazione ed il rispetto del food cost, alla fine di un periodo si riscontrerà un risultato diverso da quello aspettato, e probabilmente se fortunati avremo una diagnosi, ma non certo una terapia.
Tradotto?! Sapremo di non avere profitto ma non ne sapremo il perché, la causa.
Ma andiamo dunque per ordine. Ecco come costruire un sistema che ci aiuti a controllare il nostro food cost.
1) Abbiamo detto di richiedere al nostro chef o manager di fornirci tutte le schede delle ricette che compongono il nostro menu.
a) Queste dovranno indicare tutti i prodotti, tutte le quantità e le unità di misura usate nella composizione della ricetta al dettaglio; (quindi anche pizzichi di sale, un cucchiaino di olio, etc.)
b) Porzionature;
c) Metodi di cottura (per definire le perdite di liquidi e di peso dovute alla cottura);
d) Tempi di realizzazione, presentazione ( se abbiamo schede fotografiche è anche meglio);
e) Tipologia e origine del piatto, se è un piatto internazionale o personale dello chef;
f) Quante persone siano necessarie alla sua produzione;
Richiedete agli chef di segnare nel Template della scheda ricetta, anche il prezzo originario del prodotto concordato con il vostro fornitore in fase di definizione della fornitura;
2) Secondo passo. Faremo un’analisi microscopica del nostro menu, e scomporremo i piatti entrando nelle ricette forniteci dallo chef.
Opereremo un gioco al contrario, ossia guarderemo il piatto non quando ormai è confezionato e pronto per il servizio, ma andremo a ritroso partendo dall’inizio della sua produzione, dunque ne seguiremo ogni fase di realizzazione nella ricetta. Quindi sapremo quanto cibo andrà in un piatto, il suo peso, le salse e i condimenti, i tempi di cottura, così da poter vedere quanto inciderà il costo del cibo sul prezzo di vendita, che noi poi andremo a determinare nel menu in fase di pricing. Questo ci permetterà di studiare e capire realmente toccando con mano tutte le fasi di produzione.
TIPS: Il vostro chef potrebbe essere il vostro miglior corso di cucina e management.
3) Avendo dunque seguito le indicazioni al passo due, passeremo al terzo punto. Dovrete creare un meccanismo di controllo, efficace, preciso e rapido per controllare e monitorare se lo chef o la cucina operino seguendo quelle che sono le quantità delle ricette indicate, rispettando l’incidenza del costo dei prodotti sulle nostre vendite.
Dunque un sistema di database e Template per:
a) Poter verificare gli ordini dei piatti venduti attraverso (database, software, controllo comande);
b) Il numero dei piatti sbagliati, il cibo buttato perché non usato, caduto, andato a male;
c) Avere l’inventario dei prodotti usati nella linea di pre-servizio;
d) Creare un sistema di focalizzazione concernente l’utilizzo dei prodotti, ossia tra quelli che consegnati dal fornitore verranno usati durante il servizio del giorno, e quelli che andranno invece in giacenza nello storage.
4) Un passo fondamentale è la creazione di inventari, dove registrare tutta la movimentazione dei prodotti del nostro locale.
(Voi avete Karon che vi fornisce decine di Template creati per coadiuvarvi in questo).
Avere inventari significa registrare ogni acquisto per tipologia, quantità, unità di misura e prezzo.
Avendo sotto controllo quello che viene acquistato, potremo compararlo al numero dei piatti prodotti, e quindi incrociandolo con le ricette potremo capire se le porzionature, le medie, le quantità siano rispettate come da food cost ideale.
Questo ci permetterà di capire se i prodotti che compriamo, siano giusti per quantità ed impiego, e se non dovesse esservi corrispondenza tra la quantità di prodotti comprati ed i piatti prodotti o le vendite, allora potremmo intervenire iniziando un’indagine.
Per esempio come detto in precedenza, non è così inusuale che vi siano furti, sprechi o produzioni in eccesso che creino deperimenti e dunque scarse vendite non convertendosi queste in denaro.
Dovreste usare dunque due format d’inventario, uno di tipo generale ed uno giornaliero/settimanale.
Quello generale per effettuare un controllo consuntivo, ossia complessivo di fine periodo, mese, trimestre, semestre etc. di tutti i prodotti usati.
Mentre l’ inventario giornaliero/settimanale sarà il metro per effettuare il controllo concomitante quotidiano, dunque le corrispondenze tra acquisti e consumi in itinere durante la gestione.
Immaginiamoli insieme come fossero mappa, rotta e cammino.
5) Altro passo importante è avere un software gestionale, cash register dove registrare tutti i piatti e prodotti estrapolandoli dalle comande del servizio, creando statistiche di vendita:
a) Quanti piatti venduti?
b) Quali? In che fascia oraria?
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