Per poter gestire e condurre un’azienda al meglio, non occorre solo saper operare sul campo, bensì occorre prima di tutto imparare a saper leggere ed interpretare i numeri del proprio business.
La modalità più diffusa e semplificata di farlo, da parte di molti gestori è quella di annotare le vendite per poi rapportarle ai costi, e dal risultato della differenza capire se la gestione stia andando bene o meno.
Questo è un dato valido, semplice, essenziale, ma pur avendo le sue valenze non è comunque un dato completo a trecentosessanta gradi soprattutto dal punto di vista manageriale.
Infatti per fare un’analisi bisogna essere nelle possibilità di effettuare un’anamnesi, ossia capire come si è arrivati a quel risultato così da trovare la possibile e migliore terapia.
Eccovi un esempio di quanto detto, se otteniamo a fine giornata come incasso 4.000 euro, questo sarà un esempio del risultato delle vendite della giornata e di un’operazione aritmetica corretta.
Ma solo il sapere come si è arrivati al risultato di 4.000 euro ossia se facendo: 2000 Am. + 2000 nel Pm., o 2000 Bar + 1000 banchetto + 1000 menu speciale, o ancora 1000 + 1000 + 1000 + 1000 somma di quattro “servizi ordinari” sarà un’analisi.
Nel primo esempio dunque, avremo un risultato senza sapere come siamo arrivati a quel numero, quindi senza poter apportare modifiche strategiche alla nostra gestione, dovuto alla nostra incapacità di poter ripercorrere indietro i passaggi che ci hanno portato fin lì. Invece operando un’analisi potremo ricostruire, sequenza dopo sequenza a ritroso, tutto il cammino, avendo creato un sistema, una rete di passaggi, dunque un processo.
Il Primo Costo è il numero più importante
Per tenere i conti del nostro ristorante in ordine, dobbiamo eseguire, come detto più volte, un controllo accurato e con modalità di verifica rapide e precise che lo rendano quanto più efficiente nella consultazione.
Nella gestione di un ristorante innumerevoli sono le voci da considerare, ed avere in un Template il quadro della situazione chiaro, è fondamentale per capire in che direzione stiamo andando.
Per cominciare, qualunque gestione dovrebbe avere un Template di controllo gestione, come quello Profit & Loss di Karon, per registrare tutti i movimenti con specifica allocazione e destinazione dei costi, vendite, paragoniamolo al nostro documento d’identità che ci dica chi siamo, o al nostro curriculum vitae che ci racconti la vita economica e operativa del nostro ristorante.
Non bisogna entrare troppo nella tecnica di rendicontazione economica, che oltretutto normalmente è propria del dottore commercialista, ma a prescindere che si utilizzi o meno il Template Profit & Loss,
(troverete i format Profit & Loss tra quelli scaricabili nel nostro sito).
o da qualunque sistema di rendicontazione si faccia uso, in quest’ultimo uno degli indici più importanti per avere immediatamente chiara la salute del nostro ristorante, è quello del “Primo Costo”(Prime cost).
Questo indice è dato dalla somma delle vendite, meno la somma del costo delle medesime ed il costo del personale. (labour cost).
Il Primo costo si ottiene:
Costo del food + Costo del beverage + salario + tasse e benefits
Il risultato ottenuto da tale operazione ci darà immediatamente la direzione in cui sta andando il nostro ristorante. Esempio di calcolo.:
Vendite:
Food 75%
Beverage 25%
————————————————
Totale vendite 100%
Costo delle vendite:
Food 30%
Beverage 10%
Totale costo 40%
delle vendite
Costo del lavoro 30 %
————————————————
Risultato del 70%
Primo costo
Occorre comunque fare una premessa.
Ogni ristorante, non mi stancherò mai di dirlo, ha le sue caratteristiche, le peculiarità della sua area geografica e sociale, ha affitti, costo della vita, contingenze economiche, abitudini clientelari differenti, quindi non per forza un dato indice può essere inteso in maniera universalmente valida in assoluto.
Ma detto ciò, è anche vero che vi siano studi basati su anni di esperienza, che indicano quali dovrebbero essere le medie e i parametri per considerare il nostro business in salute.
Per esempio, normalmente la voce del Primo Costo non dovrebbe mai superare il 55/60 % delle vendite, perché chiaramente se a questo aggiungeremo successivamente i costi di possibili affitti, assicurazioni, possibili restyling, spese pubblicitarie, tasse e chi più ne ha più ne metta, capiamo bene che il risultato del profitto sarebbe nullo o così basso da non giustificare l’esistenza stessa di un business.
La voce del Primo Costo è importante, proprio perché è nei momenti di pianificazione e determinazione dei costi generali e in particolare del personale e dei prodotti F&B, che si possono creare proiezioni che ci permettano di agire, e fare la rotta, la fortuna o la sventura del nostro navigare.
Il Primo Costo e le voci ad esso correlate sono difatti la vera anima e timone della gestione manageriale, ancora prima che della mera contabilità.
È tassativo dunque avere una fase propedeutica consistente nella pianificazione e determinazione dei budget, dove si definiscano lo studio dei menu, i margini di costo e di ricavo previsti per ogni prodotto food o beverage e non solo, così da definire una soglia di allarme e di controllo che determini chiaramente quale sia il risultato che ci aspettiamo dalle nostre operazioni di produzione e vendita.
Tale proiezione sviluppata in sede di budgeting, costituirà il “Primo cost virtuale”, che poi verrà sempre raffrontato al risultato del “Primo Costo reale”.
TIPS: Ogni nostra scelta incide radicalmente sulla nostra gestione e sulle performance del nostro ristorante.
Per esempio lo stesso menu che creeremo o anche il tipo di servizio richiesto per servirlo (all’italiana, russa, francese diretto indiretto, inglese) determineranno quante persone occorreranno per sostenerlo ed eseguirlo al meglio. Come anche scegliere quanti servizi operare Am. Pm. Breakfast, Brunch, Lunch, Dinner, After Dinner, significherà capire medie e quantità di acquisto, scorte e quante persone occorrano per coprire ogni servizio.
Il Primo costo prima ancora di darci il verdetto sulla nostra gestione, serve come faro per poter pianificare una rotta. Nel management tutte le nostre scelte diventano risultati e dati a disposizione che serviranno a fare delle proiezioni, concernenti il risultato delle vendite e l’incidenza delle medesime sui costi di gestione.
Registrando dunque in maniera analitica tutti i dati sopraelencati al momento del calcolo del Primo Costo, noi potremo comprendere quanto prodotto e quanto personale abbiamo utilizzato, e quale sarà il margine di scostamento tra il dato reale del Primo Costo e quello che avevamo preventivato.
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