Ci sono molte scuole di pensiero circa la politica più efficace da seguire, quando si tratta di fare gli acquisti.
C’è chi segue la strategia di acquistare una grande quantità di prodotti per ricevere degli sconti sui prezzi (push nel magazzino); e chi invece segue il proprio mercato, quindi non punta a riempire i magazzini, ma effettua ordini più frequenti che possano garantire la sostenibilità del proprio servizio (just in time) perdendo magari qualche vantaggio sul prezzo.
È comunque indubbio qualunque strategia si scelga circa l’acquisto dei prodotti, che questa fase sia molto delicata e vada affrontata al meglio.
Oggigiorno con una competizione così forte ed un costo della vita sempre più alto, è di fondamentale importanza riservare la massima attenzione ai processi di valutazione, selezione ed acquisto dei propri prodotti.
Se è vero infatti che il problema costante per qualunque ristoratore è di garantire un equilibrio sobrio e giudizioso nel difficile rapporto qualità prezzo durante la fase d’acquisto, è altrettanto molto importante pianificare una linea strategica generale concernente l’acquisto dei prodotti, in tutte le sue fasi, creando un vero e proprio “plan acquisti” quanto più organizzato, evoluto ed accurato possibile.
Una delle chiavi fondamentali durante questo processo è la fase di ricerca, lo studio e l’individuazione del fornitore giusto che farà per noi.
Solo dopo aver curato e studiato questa fase, si potrà pensare al passo successivo, ossia instaurare e costruire un rapporto di fiducia con il proprio “provider”.
Per capire chi è il migliore fornitore per noi, dobbiamo prima capire quali siano le nostre priorità, le nostre esigenze, i nostri bisogni relativi alla fornitura:
a) le dimensioni medie del nostro ordine;
b) il numero di ordine e consegne necessarie;
c) orari in cui le consegne sono garantite, H24 o ½ giornata, festivi o meno;
d) le dinamiche e le caratteristiche relative ai prodotti ed i mezzi di trasporto usati (numero necessario, mezzi coibentati o meno, moderni, etc.) durante le consegne;
e) costo e capacità di reperimento dei prodotti, affidabilità e garanzie generali offerte dal fornitore;
Normalmente il problema di trovare un fornitore in grado di fornire prodotti di un certo livello, mantenendo tale standard per tutta la durata della collaborazione, investe tutti i ristoranti, in special modo i ristoratori non molto esperti o i neofiti della ristorazione, che devono creare e sperimentare tutto il sistema con le complessità e le trappole che esso riserva.
Difatti una delle chiavi di successo per un ristorante risiede non solo nell’operare al meglio la scelta del fornitore più affidabile e referenziato, ma anche nel saper curare ed instaurare con questi, dopo averlo scelto, un rapporto di vera e propria partnership.
Quest’ultimo dopo il ristoratore stesso e il personale, infatti è il più interessato al successo duraturo di un business di cui cura la fornitura, rappresentando per lui, una continua fonte di guadagno.
Vi sono fiumi di letteratura ristorativa in relazione ai sistemi di valutazione degli acquisti.
E se è vero che il vostro ristorante sia un business uguale a centinaia di migliaia di altri, al tempo stesso non bisognerebbe mai dimenticare che esso è unico nelle sue caratteristiche, dunque dovete instaurare voi la vostra personale relazione con il vostro provider.
Il ristorante ha delle relazioni sociali ed è da considerare come una vera e propria creatura vivente, con le sue abitudini, i suoi momenti di grande produzione o di flessione, con le sue necessità e bisogni, con il suo “mood”, e con tutti quei sentimenti spesso contrastanti che pervadono tutti coloro che vi orbitano: proprietario, staff, fornitori, clienti. Il ristorante infatti è l’immagine riflessa di tutte queste relazioni e interazioni.
È per quanto detto che amo anche paragonare il ristorante ad un vero e proprio atleta. Ogni atleta ha bisogno di un allenamento specifico in base alle proprie caratteristiche ed alla tipologia di prestazione che dovrà affrontare. Un maratoneta non seguirà la stessa tipologia d’allenamento di un sprinter, probabilmente non mangerà le stesse cose e si concentrerà nel potenziare o migliorare degli aspetti specifici utili al raggiungimento degli standard richiesti dalla sua disciplina.
Allo stesso modo come un atleta fa per una gara, voi dovrete guardare con grande attenzione alle caratteristiche del vostro ristorante, soprattutto nella fase di pianificazione del processo di acquisto e scelta del fornitore, studiando le caratteristiche legate alle performance, alla sua natura, comprensive dello studio del contesto geo-economico-politico e del mercato in cui esso opera.
Dovrete scegliere il vostro sistema per gli acquisti considerando non solo lo standard qualitativo dei prodotti offerti dal fornitore, ma come detto, anche le migliori garanzie di quest’ultimo nell’offrirvi servizi, eccovi alcuni punti in dettaglio da vagliare nella scelta:
- La sua capacità di raggiungere il vostro ristorante, soprattutto se esso non sia situato in un’ area centrale; o se usufruisca di agevolazioni se la vostra area è centrale in una zona trafficata o limitata al traffico.
- Se può effettuare più consegne giornaliere e quante settimanali, avendo magari il vostro ristorante poco spazio per lo storage.
- Se effettui consegne durante il fine settimana o nei giorni festivi.
- Con quale mezzo il vostro responsabile acquisti potrà effettuare l’ordine, telefono, fax, e-mail, ed i limiti e la fascia oraria disponibile per effettuare l’ordine.
- Se ha un numero d’emergenza per eventuali imprevisti o errori commessi da parte del vostro chef o del consegnatario, e la sua capacità di risposta e risoluzione dei problemi.
- Sono previsti costi supplementari per eventuali consegne straordinarie?
Queste sono tutte considerazioni propedeutiche da fare nella creazione di un buon sistema per gli acquisti. Altra nota importante, quando parliamo di fornitura e sistema d’acquisto, non dobbiamo intendere solo i prodotti concernenti il food & beverage, errore molto comune tra i ristoratori, bensì tutti coloro i quali ci offrono un servizio, di qualunque genere esso sia: lavanderia, cancelleria, utensili, attrezzature, macchinari, software.
Fornitura e sistema d’acquisto sono da intendere come un unico organismo e solo insieme faranno il successo del nostro business.
Infatti se il fornitore dovesse servirci male, noi di conseguenza serviremo male il nostro cliente, è fisiologico.
Esperienza: Ricordo il caso in cui svolgendo una consulenza per una catena di ristoranti fui incaricato di scegliere i provider concernenti le forniture di software e hardware per la gestione ristorativa.
Mi trovai di fronte diverse offerte, tutte valide, ma la spinta determinante verso l’azienda che scelsi alla fine, fu dettata non dal prezzo inferiore a parità di qualità di attrezzature, ma dal servizio di pronto intervento e manutenzione di 24 ore offerto da una delle aziende, cosa determinante per un ristorante che opera proprio anche nelle fasce serali o notturne. Pensate a un servizio in piena attività, pieno di clienti, con tutti i conti, gli ordini, e le stampanti bloccate. Un incubo..
I princìpi generali del buon management, quando siamo impegnati nella scelta della fornitura, ci dicono di non guardare solo alla convenienza nel prezzo, perché quest’ultimo è solo uno degli aspetti importanti da valutare, e non va mai seguito alla lettera svuotandolo di ragione e contestualizzazione, o considerandolo come l’unico motore delle nostre scelte.
Ogni scelta deve essere adattata alle esigenze specifiche del nostro ristorante.
Eccone un esempio.
In genere vige la regola di mercato secondo cui maggiore sarà la quantità di ordine effettuato presso un fornitore, maggiore sarà la percentuale di sconto che si riceverà.
Per quanto questa rappresenti la normalità, comunque non sempre è il migliore sistema per assicurare qualità e servizio dei prodotti da voi acquistati. Infatti la vera strategia in qualunque caso giudiziosa è quella di saper seguire e interpretare le regole del vostro gioco, del vostro mercato e del vostro ristorante.
TIPS: la corsa agli sconti riempiendosi i magazzini non equivale sempre a risparmiare.
Intendiamo dire che il prezzo è sì un fattore importantissimo, ma è un valore meramente numerico e non completo se non considerato in combinazione con altri parametri.
Se il fornitore nel mercato della ristorazione ha un ruolo così importante e delicato, è perché a differenza di altri settori i prodotti ristorativi sono soggetti a un processo complesso che segue una catena di montaggio divisa in fasi: reperibilità, acquisto, consegna, stoccaggio, conservazione, deperibilità, produzione, servizio dei medesimi.
Quindi occorre strutturare il proprio sistema acquisti personalizzandolo quanto più possibile, e ciò potrà significare a volte anche scegliere di pagare quel qualcosa in più sul singolo prodotto, per garantire sempre e comunque un servizio efficiente a trecentosessanta gradi.
Come anche potrebbe significare arrivare a scegliere più fornitori, con oscillazioni di prezzo per lo stesso prodotto e possibili piccole variazioni negative su quelle che sono le proiezioni legate al food cost.
Una volta che si è operata la scelta delle possibili aziende candidate alla fornitura, si deve iniziare un’analisi non solo di tipo economico ma di sostenibilità logistica del servizio offerto, procedendo ad un’indagine reale sul come questi fornitori operino.
Per esempio visitando il loro centro di acquisto o produzione, valutando le loro attrezzature, indagando sul numero dei mezzi di trasporto coibentati e non di cui essi dispongono, controllandone le condizioni.
Così potrete verificare e ipotizzare la capacità del provider di effettuare più consegne seguendo gli standard richiesti per il mantenimento delle temperature o dei requisiti di igiene.
Esempio principe è il caso del vino, come viene conservato, caricato, trasportato e consegnato?
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