La fase di Start-up di un business è una delle fasi più complesse e stressanti che vi siano, soprattutto se non si è competenti e ben organizzati. Quando svolgo le mie consulenze, sento il dovere durante il primo contatto con il cliente, di fare chiarezza, svolgendo immediatamente un’analisi che mi permetta di capire se questi abbia già sviluppato un concetto vincente, un piano valido d’azione, idee chiare su ciò che vuole creare e soprattutto se abbia cognizione del grande lavoro e sacrificio che lo attende.
Tranne il caso in cui il proprietario si affidi completamente ai consulenti, le decisioni da prendere e le problematiche da affrontare sono innumerevoli.
Per quanto detto credo sia utile poter mettere in evidenza gli errori che normalmente vedo commettere ai proprietari o gestori in fase di progettazione, creazione e sviluppo del proprio business.
Mancanza di un Concept chiaro
Prima di tutto è fondamentale avere un concept chiaro sull’ identità, su cosa si voglia essere. Qual è il business che vogliamo creare? Dunque qual è il suo mood? Qual è la percezione che il cliente deve avere di noi?
La definizione di un’identità aziendale/ristorativa chiara, è propedeutica per ogni ristoratore, non si può pensare di essere convincenti se prima di tutto non siamo noi convinti di ciò che siamo e facciamo. Vedo troppo spesso i proprietari cambiare in corsa i piani sui servizi da offrire, sul come offrirli, o addirittura su che tipo di cucina fondare il proprio ristorante perfino quando già il progetto strutturale cucine, spazi, arredo sia stato già definito.
Avere un concept chiaro ci eviterà dispendio di energie ed esborsi di denaro inutili, bisogna sapere cosa essere, come e quando esserlo, altrimenti non potremo procedere allo sviluppo della nostra pianificazione e organizzazione.
Per esempio non potremo sapere quanto personale ci occorrerà per la produzione, che tipo di servizio vorremo offrire, (classico, all’inglese, all’italiana) e per quante volte offrirlo.
Ognuna di queste scelte comporta regole, procedure e direzioni strategiche che varieranno quantità e tipologia d’acquisti, costi di gestione, il numero di staff necessario alla sostenibilità del servizio da offrire.
Tantissime sono le domande da porsi supportando le risposte con dati sulle conseguenze economico logistiche a cui andremo incontro:
Offriremo servizio Breakfast, Lunch, Pre-dinner, Dinner, After Dinner, Disco lounge? Per quante volte vorremo offrirli, solo il weekend? Tutta la settimana? Saremo un locale stagionale o aperto tutto l’anno?
La cucina sarà etnica, quindi i nostri prodotti avranno dei costi di spedizione, o difficoltà di reperimento, conservazione e/o produzione?
Tutto ciò che siamo determinerà le nostre difficoltà ed i nostri vantaggi.
Un concept ben strutturato e chiaro significa sapere soprattutto chi è il nostro cliente, qual è il nostro mercato di riferimento, quale sarà il nostro posizionamento e le nostre ambizioni rispetto ai nostri diretti competitors.
Assenza di Capitali
L’ altro punto fondamentale da affrontare in fase di Start up, concerne i capitali. Voler creare un business senza avere capitali, è un po’ come salire sulle montagne russe senza cinture allacciate, cadere non sarà poi così difficile. Troppo spesso ho visto clienti indebitarsi fino all’osso, compiendo un vero e proprio salto nel vuoto fondato solo sulla speranza di riuscire, di sfondare da subito.
Se è vero che in alcuni casi memorabili abbiamo esempi di chi partendo da zero e giocandosi tutto è riuscito a sfondare, bisogna dire per onestà intellettuale, che questi diventano appunto casi memorabili proprio perché sono molto rari.
Assenza di Budget
Un altro degli errori più diffusi è quello di non pianificare tutte le spese che dovremo affrontare.
La fase di budgeting è invece fondamentale per qualunque azienda.
Occorre infatti creare un budget relativo a tutti i costi di progettazione e realizzazione del vostro business; occorre prevedere un budget dedicato all’operatività; un budget concernente le spese straordinarie; ed un terzo dedicato alla voce strana, ma sempre presente e spesso dannosa in ogni attività, costituita dall’ “intangibile”.
Molti di voi diranno che questa è una voce gemella delle spese straordinarie, ma vi dico che in un certo senso lo è in un altro non lo è.
A differenza infatti delle spese straordinarie che possono essere costituite da un forno rotto, una multa inaspettata, le spese invece legate agli eventi intangibili sono considerate quelle dettate da eventi veramente impensabili che per entità e spessore richiederanno molto più di un piccolo gruzzoletto, facciamo qualche esempio; furto o totale distruzione delle attrezzature, incendio in cucina, una macchina che a seguito di un incidente vi sfondi la vetrata, un allagamento dovuto a perdite ingenti di acqua durante la notte, malore e morte di un cliente all’interno del locale. Vi sembreranno casi impossibili, ma vi assicuro che la legge dell’intangibile, secondo cui : “tutto ciò che non deve accadere accadrà”, è sempre possibile.
Molti diranno ma le assicurazioni a cosa servono?
Servono sicuramente, e sicuramente vi risarciranno un giorno, ma quando bisogna aprire o si è già aperto un locale o tutto è pronto per farlo, gli eventi sono stati programmati, o gli inviti sono già stati consegnati, non si possono aspettare i tempi dell’assicurazione o della burocrazia, bisogna agire, e senza capitali a disposizione le possibilità ed i tempi per farlo si riducono, e si rischia il Crack rimanendo bloccati in un limbo da cui è difficile venire fuori.
La fase di budgeting è fondamentale perché oltretutto ci offre il vantaggio di poter pianificare tutte le spese per tempo, e la componente “tempo” soprattutto in fase di Start-up è da gestire al meglio. Come per esempio poter chiedere e programmare un finanziamento e piani di rientro agevolati, invece di essere strozzati a causa della fretta o dalle scadenze ad accettare tassi di interesse altissimi per coprire spese impreviste ed urgenti.
Pensare erroneamente: “Affronteremo i costi con gli incassi del locale”
Un altro errore diffusissimo tra coloro i quali si imbarcano nell’affascinante e tempestoso mare del business ristorativo, è quello di pensare che avranno immediatamente successo al momento dell’apertura, potendo sostenere i costi della gestione ordinaria e straordinaria con gli incassi del giorno. Ho visto molti progetti affondare proprio per la cattiva convinzione di poter sostenere l’operatività gestionale di un ristorante con l’incasso giornaliero.
Purtroppo questo vezzo o speranza è una vera e propria piaga, che troppo spesso distrugge progetti anche molto interessanti, che sono stati creati con sacrificio ed un ingente esborso di denaro, e che poi finiscono per affondare per poche migliaia di euro.
Se infatti è vero che la cassa di un ristorante all’inizio possa aiutarci fornendoci cash circolante (cash flow) che ci aiuti quando necessitiamo di liquidità per affrontare le piccole spese ordinarie o tappare qualche buco, non si può però pensare di poter rispondere a tutte le spese ed esigenze di una gestione, stipendi, acquisto dei prodotti, spese di amministrazione etc. con solo gli incassi giornalieri.
Questo è paragonabile al mettersi un cappio al collo, che ci strangolerà lentamente al momento in cui avremo due tre giorni di magra.
Soprattutto nei periodi iniziali non si ha una concezione reale di tutti i costi che realmente si dovranno affrontare, e non essendovi uno storico con statistiche che ci permetta di avere un quadro di riferimento reale che superi la validità ed il limite delle nostre proiezioni virtuali, sarà difficile poter da subito risparmiare o meglio ottimizzare le spese. Per esempio, il personale all’inizio sarà in più e non in meno del dovuto, per non rischiare di restare scoperti e bruciarsi subito offrendo un pessimo servizio.
Allo stesso modo non avendo nei primi giorni di apertura statistiche relative ai flussi clientelari, compreremo più prodotti del dovuto per non rischiare di rimanerne senza.
Occorrerà del tempo per trovare la misura giusta dell’abito che fa per noi.
La speranza e la temerarietà sono un dono e fanno parte del bagaglio che ogni imprenditore dovrebbe avere, ma il giudizio ed il modo di servirsi al meglio di tali doni vengono prima dei doni stessi.
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