Il fornitore è una parte fondamentale del nostro ristorante.
So che molti penseranno che è colui che spesso ci fa impazzire con consegne in orari assurdi, o che aumenta i prezzi dei prodotti senza avvisarci, o ci manda un prodotto che non corrisponde alla qualità da noi richiesta in sostituzione di uno non al momento reperibile, e magari ce lo fa pure pagare allo stesso prezzo.
Purtroppo spesso è proprio così, ma vi invito a guardare la cosa da un altro punto di vista, ossia: “il Business”.
Il fornitore infatti non è solo qualcuno che ci vende e consegna i prodotti, ma è un filtro strategico, per ciò consiglio sempre agli operatori e ai miei corsisti di fare molta attenzione nella scelta dei provider, al pari di quando assumono il proprio personale, perché sono anche loro che ci permetteranno, se scelti bene, di raggiungere gli obiettivi desiderati.
Oggigiorno sono innumerevoli le offerte di fornitura, ma solo poche sono veramente all’altezza di poter dare un servizio completo, efficiente e puntuale.
Alla porta quotidianamente si presentano possibili fornitori con il loro listino magico, con prezzi straordinari o con promesse allettanti sulla loro carta di presentazione.
Ma la prima cosa che dobbiamo studiare, per capire se un fornitore sia quello giusto per noi, è la sua capacità di sostenere i nostri ritmi e le nostre esigenze lavorative. D’altronde è chiaro che ogni ristorante abbia le sue peculiarità, afflusso clientelare, dimensioni, orari lavorativi, tipologia di cucina e di servizio nonché area geografica.
Ma andiamo con ordine, e vediamo insieme un quadro di riflessioni molto utili da fare al momento della scelta del proprio fornitore :
1) Nella nostra azienda di che tipo di fornitura abbiamo bisogno?
2) Vogliamo prodotti Top quality, o puntiamo ad una gamma di prodotti di fascia media o forse più bassa?
3) Quanti fornitori vogliamo? Uno per la grande fornitura e molti per il dettaglio? Oppure il contrario?
4) Di quante consegne abbiamo bisogno al giorno? E a settimana?
5) Abbiamo una struttura capace di ricevere, stoccare e conservare una grande quantità di prodotti?
6) La procedura d’ordine e della consegna dei prodotti operata dal fornitore, richiede dei minimi di quantità da rispettare perché la consegna sia possibile?
Il fornitore è conosciuto, referenziato, assicurato?
7) Nel caso necessitassimo di alcune tipologie di prodotti esteri, il nostro fornitore con che frequenza potrebbe effettuare le consegne? Avremmo consegne settimanali, bisettimanali?
E tali prodotti quando richiesto in emergenza, sarebbero comunque sempre reperibili e nella disponibilità del fornitore?
Qual è la politica di consegna e di trasporto dei prodotti da parte del provider?
8) Ha i mezzi di trasporto idonei tecnicamente per la consegna? Durante il trasporto i prodotti vengono separati per tipologia e mantenuti alle giuste temperature, preservando le loro precipue caratteristiche, o vengono tutti ammassati e trasportati insieme con lo stesso veicolo?
9) Qual è la nostra politica e strategia di fornitura e acquisto: pochi ordini che mirino ad accumulare grandi scorte in magazzino?
O seguiremo la tecnica del “Just in time”, piccole scorte in base alle medie clienti e con acquisti frequenti?
E il nostro fornitore sarà capace di sostenere realmente i ritmi e le nostre esigenze logistico-operative?
E ancora un’ ultima serie di domande le cui risposte portano normalmente a rintracciare inefficienze procedurali, chiamiamolo il peccato originale, nelle strategie di gestione e nella relazione tra i ristoratori e i provider.
10) Avete una vera e chiara politica d’acquisto, definita nei dettagli a priori con i fornitori, che consideri i seguenti parametri in modo chiaro e tassativo in merito a:
a) Tipologia di prodotto;
b) Numero di consegne;
c) Prezzi bloccati e ben definiti;
d) Margini di sconto;
e) Un orario definito delle consegne;
f) Una procedura che regoli il continuo rapporto di intercomunicazione diretta tra voi e il fornitore?;
Per esempio quali sono i mezzi usati abitualmente dal fornitore per comunicare? Il fax? Email? Entrambi?
E chi risponderà in caso di problemi o ritardo o errore?
Il fornitore riceverà gli ordini anche la notte nel caso volessimo fare un ordine improvviso per il mattino dopo?
E se sì, troveremo un operatore a rispondere, o lasceremo un messaggio in segreteria che registrerà lo stesso non permettendoci però di interagire con nessuno in caso di richieste o esigenze speciali?
E ancora ha orari determinati per effettuare la consegna o li effettua tutto il giorno? E consegna anche nei giorni festivi?
Può operare, se necessario, una seconda o terza consegna nello stesso giorno?
Pochissimi gestori potrebbero rispondere efficientemente alla metà di queste domande, che rappresentano già a mio avviso uno strumento utilissimo per fornirvi dati e possibilità di valutazione nella scelta finale del vostro provider.
Oggigiorno la concorrenza è spietata e per via della cosiddetta globalizzazione, il mercato purtroppo è ormai aperto e saturo di forniture mediocri a causa di provider improvvisati.
Dunque è solo dopo aver risposto alle domande sopracitate, che definendo una linea di scelta e politica acquisti fondata su dati, potrete valutare chi tra i vostri candidati alla fornitura presenti la migliore offerta.
Quando parlo di migliore offerta, vi prego di fare attenzione. Non mi riferisco solo al prezzo dei prodotti, ma proprio alle condizioni di acquisto.
Spesso il fornitore pone regole di pagamento o consegna molto ferree e limitanti, o promette sconti solo nel caso di grandi ordini, anche questo aspetto va valutato, fa parte della fornitura ed è strategico per un’azienda
Bisogna scegliere il fornitore come fosse l’abito che ogni giorno, in base alle diverse occasioni, il nostro ristorante indosserà.
Monitorare continuamente il Provider
Occorre continuamente monitorare il proprio provider e anche se siamo un locale conosciuto, e abbiamo da anni lo stesso fornitore, dobbiamo comunque verificare continuamente che questi mantenga gli standard da noi richiesti, e/o se con il passare del tempo sia ancora veramente il più competitivo.
Per far ciò occorre richiedere periodicamente le tabelle concernenti le tipologie e i prezzi dei prodotti in listino, rapportandoli a quelli dei periodi precedenti, per poi incrociarli con quelli proposti dal mercato e dalle nuove realtà emergenti.
Monitorare continuamente le offerte delle forniture, significa non abbandonarsi al primo fornitore, ma monitorare sempre e comunque il nostro.
Valutazione logistico operativa della fornitura
Dovrete passare alla valutazione logistico-operativa del servizio offerto dal provider, confrontare dunque le capacità organizzative e logistiche dei vostri partner, per vedere chi tra loro offra maggiori garanzie o livelli di servizio.
Visiterete i loro stabilimenti, investigherete come operano chiedendo ai vostri colleghi che già si servono della fornitura, quali siano i loro mezzi di trasporto, se siano idonei, nuovi, il numero, le capacità, la pulizia ed il mantenimento degli spazi adibiti alla conservazione dei prodotti.
(es. coibentati con rispetto delle temperature; vani differenziati per tipo di alimento; in numero necessario a effettuare più consegne contemporaneamente; se i driver sanno come trattare i prodotti durante lo scarico rispettandone le caratteristiche.)
Lo so che penserete che questa è fantascienza e resta un sogno, molto differente dalla cruda realtà in cui ogni giorno operiamo, ma vi assicuro che vi sono aziende ristorative che sono arrivate al livello che sono, proprio perché praticano e seguono questa filosofia aziendale per tutto, dunque fanno management.
E se non potrete ottenere il meglio delle condizioni sperate in ognuno di questi punti, saprete comunque qual è l’optimum e cosa migliorare.
Qualunque sia la vostra scelta in merito alla politica per gli acquisti, la cosa importante è avere un piano che tenga conto della possibilità di vedere soddisfatte la maggior parte delle vostre esigenze, da ogni punto di vista, dunque: consegna, prezzo, tipologia, qualità, varietà, numero di prodotto.
Cambiate mentalità, Create Partnership!
Il target su cui puntare nella nostra strategia di acquisti è cambiare la prospettiva stantìa del passato, proprio con la determinazione di un nuovo concetto di fornitura, rendendo il nostro ristorante come una grande occasione, un’ azienda appetibile e desiderabile per il nostro fornitore.
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