Ci sono molte scuole di pensiero circa il miglior sistema di gestione e rendicontazione dei conti per un business ristorativo.
Chi effettua le analisi e il controllo giornalmente, chi settimanalmente, o chi effettua un sistema estremamente generale consuntivo alla fine del mese.
Secondo la concezione del management seguita dai migliori manager al mondo invece, il controllo dei conti e la rendicontazione per un business ristorativo devono essere praticamente quotidiani e molto accurati nei dettagli e nell’ allocazione delle voci di costo.
Ho già detto in altri articoli, quanto sia importante avere un sistema di registrazione ed analisi dei conti quanto più efficiente e rapido possibile, e sono spesso queste due caratteristiche velocità ed efficienza a mantenere una gestione in salute ed in alcuni casi anche a salvarla.
Oltretutto la gestione ristorativa richiede la valutazione di innumerevoli aspetti tecnici che esulano dalla normale rendicontazione contabile di una qualunque azienda.
Durante le mie consulenze infatti al momento di chiedere ai manager o ai ristoratori di presentarmi i conti del business, mi trovo troppe volte l’operato di esperti commercialisti ma non di esperti della ristorazione.
Il commercialista classico o l’economo inesperto, tiene solitamente i conti seguendo semplicemente i ritmi ed i flussi di denaro, per esempio entrate/uscite mensili, come per la maggior parte delle aziende, regolando stipendi e scadenze.
Operando così che io venda scope, abbia un ristorante o un negozio di lampadari, alla luce di tali sistemi di registrazione dei conti, non farà alcuna differenza. Tanto ho speso, tanto ho incassato, tanto ho perso o guadagnato, tanto avrò in cassa e in banca a fine mese.
Una volta però in cui vorrò svolgere un’analisi e operare una comparazione tra un mese e l’altro, o tra un Giugno dell’anno in corso, ed il Giugno dell’anno precedente, avrò sì dei numeri basati su delle operazioni corrette aritmeticamente, quindi magari due numeri da comparare, ma insufficienti e/o bugiardi ai fini di un’ analisi, volta invece alla comprensione del modus operandi, delle differenti contingenze tra due periodi e la valutazione sulle reali performance del business.
Per un ristorante una settimana non è infatti mai uguale ad un’altra, e le dinamiche che ne regolano i risultati e i flussi di denaro possono dipendere da tantissime variabili, come un momento di forte crisi economica generale, o anche da piccolissimi fenomeni come un evento in città, o cattive condizioni atmosferiche che portano la clientela a non uscire o l’apertura di un nuovo ristorante etc.
Per un ristorante ogni giorno non è uguale ad un altro, dunque è proprio per questo che il controllo e la rendicontazione dei conti e le valutazioni dei risultati ottenuti andrebbero operati giornalmente, affiancando alla rendicontazione mensile consuntiva, un’analisi concomitante giornaliera.
Persino il calendario di un ristorante è diverso da quello di altre aziende, perché per esempio il Sabato dal punto di vista delle vendite non è un giorno uguale al Lunedì almeno per la maggioranza dei ristoranti. Nel weekend di norma si dovrebbe lavorare di più perché la gente esce proprio in quei giorni.
Quindi nel momento in cui in un mese avrò un Sabato in più, rispetto al mese precedente che avrà un Lunedì invece, è chiaro che il raffronto tra il risultato di questo mese ed il precedente in termini di rendimento sarà molto differente.
Se dunque seguissimo il tradizionale sistema aziendale di gestione dei conti mensile, avremmo una serie di dati bugiardi che ci condurrebbero ad analisi errate, cosa che potrebbe creare problemi non indifferenti a cui forse non potremmo trovare soluzione o forse quando è ormai troppo tardi.
Seguendo il sistema di controllo e registrazione conti giornaliero/settimanale e non solo mensile/consuntivo avremo il vantaggio di monitorare sempre non solo il numero di giorni in cui abbiamo operato, bensì le caratteristiche dei giorni specifici presi in esame. Lunedì con Lunedì, Martedì con Martedì, e potremo comparare il Sabato di una settimana con il Sabato di un‘altra, e così via per gli altri giorni di ogni mese.
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