La ricezione delle merci è una delle fasi più importanti e al tempo stesso più trascurate e bistrattate da parte degli operatori ristorativi.
Eppure i prodotti che arrivano davanti al locale al momento della consegna, sono gli stessi prodotti che una volta dentro, saranno poi con attenzione e cura lavorati e serviti al cliente.
Ma perché allora tanta differenza nell’attenzione e nella cura riservata allo stesso prodotto?
Perché molti ristoratori commettono l’errore di pensare, che il fornitore/consegnatario abbia la stessa attenzione che i suoi operatori hanno in cucina, e che il prodotto sia di propria pertinenza solo quando venga smistato e arrivi ai dipartimenti del ristorante.
La causa di questa distrazione o leggerezza aggiungerei imperdonabile, è dovuta anche al fatto che la fase di ricezione, come previsto nei manuali, richiederebbe una persona dedicata a svolgere questa funzione, ma che nella realtà è una soluzione considerata troppo costosa, una spesa in più che i proprietari non vogliono o spesso non possono sostenere.
Così la “consuetudo” ci dice che normalmente è un operatore della cucina, lo chef manager, o ancor peggio qualunque operatore sia in servizio disponibile, a svolgere e seguire questa operazione.
Niente di più sbagliato!
Infatti è proprio in questa fase di passaggio molto delicata che si possono perdere molti soldi, perché più parti ossia il consegnatario del fornitore e il vostro staff sono chiamate a operare in sinergia.
Per ogni ristorante/hotel è un “Must” avere una procedura studiata in dettaglio concernente la fase di ricezione merci, ed è proprio quando non ci sono le risorse per poter mantenere una figura dedicata a tale funzione, che si dovrebbe organizzare una politica sicura evitando di perdere soldi a causa di possibili errori o difetti nella consegna.
Perché è un errore scegliere come addetto alle consegne, lo chef, o un membro della cucina o della sala che già lavora per noi ?
La risposta è semplice. Perché il far coincidere due ruoli così importanti ossia colui che dovrebbe controllare la ricezione e il corretto smistamento della merce a ogni reparto, e chi dovrebbe usarla e lavorarla, come può essere lo chef/operatore di cucina/sala crea un conflitto di interessi abnorme.
Sarebbe come pensare di chiedere a un possibile ladro di scegliersi il poliziotto o che vigili e funga da controllore di se stesso.
La coincidenza di queste figure è da evitare perché inevitabilmente anche lo chef più onesto, nello sbagliare un ordine, rovinare un prodotto anche senza dolo, tenderà comunque a coprire se stesso.
TIPS: nel business il controllo è a prescindere dalla fiducia e dalla stima che si nutre verso i vostri operatori.
La figura preposta a svolgere tale funzione, dovrebbe essere normalmente lo Storage manager o Cellar manager, presente nei grandi hotel o catene di ristoranti, e di cui invece spesso non vi è traccia nei ristoranti o piccoli hotel indipendenti.
Come abbiamo detto se non ci si può permettere una figura neutra che sia dedicata a questo ruolo, bisogna rendere quanto più efficiente e sicura la fase di ricezione merci, predisponendo una procedura certa. Come fare?
Sceglierete e preparerete una persona del vostro staff di estrema fiducia, formandola, impartendogli tutte le vostre regole e procedure concernenti la fase di ordine e ricezione prodotti, che si prenderà cura della distribuzione ai dipartimenti.
Questo significherà che retribuirete questa persona con un plus per svolgere questa mansione, o magari gli ridurrete le ore di servizio ordinario concernente la usa normale funzione.
D’altronde meglio pagare un po’ di più una persona di fiducia, ed avere comunque garantita una procedura, piuttosto che non averla del tutto.
Occorrerà anche preparare un manuale dedicato a tale funzione, cosicché in caso di accidentale assenza della persona preposta, il sostituto possa seguire le stesse procedure e politiche di ricezione prodotto.
Consigliamo comunque di scegliere anche fin dall’inizio un sostituto, che possibilmente sia sempre la stessa persona, così che questi in assenza del titolare incaricato sappia come svolgere le istruzioni procedurali indicate nel manuale.
Vediamo insieme quali straordinari vantaggi operativi porterà avere una figura che svolga questa importante funzione:
1) Assicurerà la corrispondenza dei prodotti di cui è stato richiesto l’acquisto con quelli consegnati, per Brand, qualità, tipologia, numero, peso.
2) Lo Storage manager conoscendo i prodotti richiesti e gli accordi di prezzo stabiliti con il fornitore, noterà immediatamente al momento della ricezione se il fornitore avrà aumentato un prezzo rispetto a quello prestabilito e lo segnalerà al Manager/Chef o al proprietario, facendolo anche presente al consegnatario del fornitore.
3) Verificherà che tutti i prodotti arrivino in buone condizioni.
Molto spesso vi sono scatole o barattoli difettosi, o bottiglie rotte dovute a trasporti spesso esasperanti o frettolosi. (danni che non scoprendosi per tempo si tradurranno in perdite di denaro e mancanza di prodotto durante il servizio)
4) Conoscerà in tempo utile i tempi di consegna e probabilmente anche i driver dell’azienda di fornitura, potendo interagire con loro telefonicamente in caso di problemi o ritardi. ( si coordinerà con la cucina senza che questa si esasperi per mancanza di prodotto o notizie in merito alla consegna)
5) Controllerà al momento le date di scadenza, soprattutto dei prodotti freschi.
Molto spesso i fornitori usano inviare alcuni prodotti che sono prossimi alla scadenza, contando sul fatto che pochi hanno una procedura efficiente di controllo ricezioni merci. (non butteremo così il prodotto dopo pochi giorni e questo difficilmente deperirà)
6) Potrà preparare la fase di consegna, attrezzandosi con bilancia con cui peserà i prodotti come carne, pesce o verdura, frutta, facendo presente alle parti interessate, forniture, chef e management, eventuali errori di pesatura e pezzatura, ammanchi, (o tentativi di fare i furbi), stranamente troppe volte le bilance dei fornitori non funzionano come quelle del nostro ristorante e del resto del mondo.
7) Sarà istruito sulle caratteristiche di prodotto richiesto, attraverso la formazione, in merito alle specifiche merceologiche, passando alcuni giorni in affiancamento allo chef o Bartender prima e durante la consegna.
Spiacenti! Non siete autorizzati a leggere tutti i contenuti della pagina.
Se volete avere accesso a tutti i contenuti della pagina, dovete prima registrarvi nella pagina Join Us:
