Se è indubbio che nel complesso e ricco mondo del Food and beverage, il bar abbia una grande importanza, è altrettanto vero che presenti anche elevate difficoltà nella sua gestione.
Per quanto infatti ci siano oggigiorno le più raffinate tecniche e tecnologie che ne supportino il controllo e l’organizzazione lavorativa, il bar presenta insidie non indifferenti.
Ciò è dovuto principalmente ad alcuni fattori tra cui alcuni fisiologici e fondamentali come:
a) la varietà e tipologia di prodotto;
b) il consumo e servizio del medesimo che rispondono a dinamiche molto differenti rispetto a quelle di una cucina.
il Beverage in genere, vino, liquori, cocktail, birra essendo prodotti liquidi e miscelabili, già fisiologicamente sono soggetti a maggiori rischi di spreco e sovradosaggio rispetto ai prodotti food che presentano consistenze differenti dunque maggiormente controllabili; inoltre la loro preparazione avviene quasi sempre dietro al banco del bar, ma con un rapporto diretto e molto ravvicinato tra l’operatore che li prepara ed il cliente che lo osserva.
Ecco alcuni errori da evitare per non correre il rischio di perdere molti soldi senza neanche accorgersene.
1) a) Punto propedeutico per la gestione di un bar è avere un ricettario dei cocktail, e seguirne scrupolosamente le ricette durante la preparazione;
b) È altrettanto fondamentale avere un’ottima conoscenza merceologica per ottenere un attento rispetto dei dosaggi dei prodotti. (dunque mai rifarsi a personale non altamente qualificato nel miope tentativo di risparmiare)
c) Avere dunque politiche univoche e standard circa le misure dei supporti da utilizzare bicchieri/calici, bottiglie (cocktails, birra, vino) è una regola propedeutica, non è semplice accademia bensì pragmatica via per garantire la sopravvivenza di un business F&B.
Nel caso del beverage, lo spreco di prodotto è paragonabile all’immagine di qualcuno che dovendo attraversare un lungo deserto, porti una grande sacca d’acqua ma con un buco sotto che senza accorgersene come il denaro scorre via perdendosi. Non c’è bisogno che spieghi come finirà il racconto!
Per tale motivo le ricette e la cultura merceologica devono essere conosciute profondamente da tutti gli operatori addetti al servizio, evitando o riducendo al minimo la possibilità di errore.
2) (Di conseguenza) Ribadiamo che avere bartender professionali è determinante, ed averne uno sbagliato al nostro servizio è paragonabile ad avere una pompa di benzina che funzioni male, oltre allo spreco, rischieremo anche di far esplodere il nostro locale.
Come detto in precedenza, a differenza delle dinamiche del food, dove il piatto nella maggior parte dei ristoranti viene preparato in cucina, il bartender ci prepara i cocktails o ci serve il prodotto davanti mentre lo prepara.
Ciò comporta maggiori margini di errore proprio per le peculiari difficoltà insite nelle dinamiche del lavoro del barman, ossia la precisione nei dosaggi, nei conteggi, il rispetto e mantenimento delle caratteristiche del prodotto in tutti i suoi aspetti, proprio durante il contemporaneo e diretto dialogo con il cliente, senza contare il possibile lavoro dei colleghi che lavorano accanto o che passano dietro continuamente.
In più dobbiamo considerare che il servizio e la preparazione del prodotto richiede che l’operatore bar operi per ore in piedi.
3) Avere sistemi di controllo della cantina, del magazzino e dei frigo, basati su Template, format, registri e procedure.
È un “Must” creare e strutturare un sistema di controllo coordinato e facilmente verificabile, perché solo così potremo capire subito se vi siano degli ammanchi, furti, o quanto prodotto abbiamo usato rapportandolo ai consumi e agli incassi.
Con un efficiente sistema di controllo inoltre elimineremo o ridurremo al minimo anche il numero di cocktail, bicchieri di vino, flûte di champagne normalmente offerti dai barman a nostra insaputa.
Il bar è purtroppo un mondo molto soggetto a questo tipo di situazioni che con il passare del tempo diventano vere e proprie patologie e sofferenze per i gestori.
Difatti il rapporto tra barman e cliente può diventare con il tempo molto stretto e troppo confidenziale. Proprio per questo tra gli operatori del bar e della sala, è costume tanto diffuso quanto dannoso l’ offrire del prodotto senza registrarlo e pagarlo, con danni considerevoli per la vostra azienda.
4) Occorre dunque anche studiare e creare statistiche che permettano di verificare il rendimento degli operatori durante il servizio.
Prendendo come parametro diversi periodi, medesima fascia oraria e giorni di servizio, potremo capire quale operatore renda di più e quale di meno, o quali operatori non vendano proprio, determinandone il perché, ed effettuate le dovute analisi vagliare se sia il caso di fare a meno del loro servizio.
5) Essere sempre presenti nel verificare che i propri operatori non bevano durante il servizio. È pratica molto diffusa nei bar, il “drinkare” tra bartender magari nelle pause o tra la produzione di un cocktail ed un altro.
Questo può comportare diversi danni, all’immagine organizzativa del locale, la perdita di un prodotto perché non pagato dal barman, ed errori di overpouring per distrazione, che potremmo pagare cari a fine mese.
6) Il bar deve essere maniacalmente organizzato nella registrazione degli spazi e nella disposizione delle workstation, come fosse un sommergibile, con inventario di tutto il materiale necessario ordinatissimo e messo a disposizione dei bartender all’inizio del turno di servizio.
Creando standard e controllo, avrete a disposizione i mezzi per capire se vi siano stati possibili ammanchi, utensili rotti, smarriti, facendoli risalire al determinato turno di servizio.
Se per esempio creiamo uno standard di “Mise en place della workstation”, procedura poco diffusa o lasciata troppo spesso alla sensibilità del bartender, quando al momento del cambio turno l’operatore montante non troverà un utensile, un attrezzo, un determinato prodotto, o perfino la bottiglia prevista nella programmata linea iniziale del servizio, potrà farlo presente al manager, che prenderà le dovute misure.
Quando non vi è controllo oltretutto, i membri del personale tendono a coprirsi l’un l’altro in una sorta di solidarietà comune, se non contro l’azienda comunque neanche a favore, passando sopra alle pecche dei colleghi.
Creando procedure e politiche di comportamento basate su template si creeranno responsabilità individuali, e tutto cambierà nelle relazioni e negli equilibri interpersonali, perfino tra colleghi con un datato rapporto di amicizia alle spalle.
7) 
Occorre dunque creare un sistema univoco di mise en place della workstation, anche in termini di registrazione di “quantità, numero e qualità di prodotti alimentari presenti” che i bartender avranno a disposizione ed useranno durante il servizio.
Dovrete determinare non solo le tipologie di alimenti, ma anche variabili quantità di prodotto da fornire ai bartender a seconda dei giorni di maggiore o minore afflusso clientelare.
La registrazione anche dei prodotti alimentari forniti al bar è importante e funzionale ai fini dell’allocazione dei costi e consumo dei prodotti.
È infatti errore comune tra i proprietari e manager, imputare i costi di alimenti dunque “food”, esclusivamente all’ipotetico dipartimento ristorante come avviene per la frutta per esempio con ananas, fragole, lime, limoni, menta, o latte, biscotti, cacao, etc. che invece sono usati anche al bar.
Ciò porta a degli sfalsamenti ai fini di un’analisi efficiente e realistica dell’impiego dei prodotti e nell’allocazione di questi ai centri di costo, bar o cucina, e quindi nella compilazione e valutazione del proprio P&L.(profit & loss).
Ogni workstation dunque deve avere ogni giorno un certo n° di pezzi o kg° di ananas, fragole, scatole di cacao, menta etc.
Usate uno dei template di Karon, presenti nella nostra piattaforma, per avere la scheda da compilare da parte di ogni operatore montante e smontante. Questo faciliterà le operazioni rendendole rapide ed efficaci.
Questa mise en place seguirà sempre degli standard comparabili, misurabili, dunque valutabili, che quando non risponderanno anche in uno solo dei passaggi allo standard da voi voluto, verranno cambiati.
TIPS: Consigliamo di operare un’eccentrica operazione, considerando i prodotti food utilizzati al bar, come fossero dei prodotti beverage al pari del vino o della birra, ai fini di una buona analisi dei consumi e dei costi.
8) Evitare assolutamente che il barman operi anche come cassiere.
Se è vero che la fusione delle due figure comporterà una riduzione dei costi del personale, sarà anche giusto porsi un’altra domanda: “Ne varrà alla fine la pena?”
Infatti la coincidenza di due figure così diverse proprio a livello di funzioni, comporterà prima di tutto una cattiva immagine per il vostro locale, risultando evidente che l’operatore che toccherà il denaro sarà lo stesso che toccherà anche gli ingredienti contaminandoli. (Ciò anche se incompatibile con le norme HCCP è comunque pratica diffusa e letale).
E in più dovendo i barman al momento di maggiore afflusso svolgere la funzione di bar e cassa, non solo avremo due dipartimenti poco efficienti, ma avremo possibile scarso controllo del pouring durante la produzione dei prodotti, cosa che come già detto a lungo andare creerà danni all’azienda.
9) Create manuali operativi e di comportamento. (avete molti esempi di manuali operativi in Karon, dovrete solo inserire le regole che volete o sostituire quelle già presenti).
Non pensiate che tutti gli operatori sappiano come ci si dovrebbe comportare. D’altronde non tutti i professionisti sono professionisti allo stesso modo, come non tutti quelli che dicono di esserlo, lo sono realmente o corrispondono al professionista che voi vorreste nel vostro locale.
Ogni locale certamente ha una sua politica in merito, ma qualunque essa sia, questa dovrà essere chiara per tutto lo staff.
Avendo un manuale, quest’ultimo spiegherà in modo univoco ad ogni bartender o operatore bar come l’azienda vuole che appaiano i propri operatori, che tipo e misura di confidenzialità debbano avere con il cliente, il comportamento da tenere in caso di lamentele.
Se è vero infatti che ogni operatore possa avere un minimo di interpretazione di una regola, avendo la propria personalità e background, è anche giusto e “necessario” però che tutti gli operatori abbiano e riflettano comunque la medesima immagine e politica aziendale.
Il non seguire questa regola, è un errore troppo diffuso nell’idea del bar che molti manager hanno.
Tranne negli alberghi di un certo livello infatti, il bar è visto troppo spesso sotto una luce vicina ad un luogo informale, sciolto da vincoli di stile e da un professionismo esercitato con rigore.
È indubbio invece che anche in un bar si possa essere cortesi, gentili, affabili, mantenendo comunque tono, stile, e serietà professionale, non bisogna avere mummie dietro il bancone, ma al contrario professionisti a 360 gradi.
10) Un altro errore diffuso è il non determinare ruoli e figure di responsabilità per spazi e dipartimenti: responsabili per la cantina, il magazzino e le politiche di gestione dello storage di tutti i prodotti beverage che definiscano così i rapporti tra operatori, lo chef o il f&b manager per ogni tipo di operazione, per esempio: la richiesta di prelievo, acquisto o passaggio degli alimenti e/o prodotti alimentari necessari ai dipartimenti.
Per esempio occorre assolutamente evitare l’ingresso ai depositi di chiunque non sia autorizzato, rendendoli “Off limits” inaccessibili, così da evitare o limitare furti, bottiglie rotte o disordine, senza avere mai oltretutto un responsabile per l’accaduto.
Avendo determinate figure adibite all’accesso, nessun altro operatore avrà mai la scusa di trovarsi in cantina, nel magazzino o zone sensibili, con bottiglie in mano che non siano parte della loro linea o mansione prestabilite dallo standard aziendale.
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