La passione per il proprio ristorante è fisiologica forza propulsiva per qualunque gestore, ma per quanto si possa amare la propria creatura questa rimane comunque un business e vi è una sola imprescindibile via su cui fondare il suo buon funzionamento ossia: “il controllo e l’organizzazione”.
Prima o poi infatti arriva sempre il momento in cui bisogna fare i conti con il proprio sistema di programmazione e controllo, e dunque occorre organizzarlo con strumenti idonei che ne favoriscano l’operatività: procedure, format, report per la raccolta dati, con figure preposte alla loro compilazione e registrazione.
Tra questi uno dei Template vitali per qualunque ristorante è costituito dall’ inventario, ed in questo articolo ci soffermeremo in particolar modo sull’importanza di quello settimanale.
Ma cos’è l’inventario?
È un registro, un libro, un foglio Excel, un software/programma, o qualunque genere di supporto cartaceo o meno che ci permetta di registrare la storia ed il movimento di tutti i prodotti che transitano nel nostro locale, dal momento della ricezione fino al momento della produzione.
In un’azienda l’inventario serve a dare un quadro dei prodotti in giacenza e quindi direttamente o indirettamente dei consumi, ma quello di tipo settimanale ha una funzione in più, perché ci permette di capire come stiamo utilizzando i nostri prodotti nel breve termine, e come il ristorante stia lavorando la nostra merce durante la produzione e conseguente vendita.
Possiamo paragonarlo al timone di una nave.
Eppure paradossalmente questo tipo di inventario è usato da pochissimi ristoratori e manager, che purtroppo non lo conoscono o non lo usano a dovere, pur questo svolgendo funzioni fondamentali per qualunque azienda, soprattutto in quell’industria complessa che è un ristorante.
Ma ripercorriamo insieme le funzioni e i vantaggi offerti dall’utilizzo di un inventario settimanale:
1)
Dà la possibilità di verificare immediatamente quanti prodotti abbiamo in magazzino, in dispensa, nelle celle, e quanti prodotti utilizziamo o abbiamo utilizzato nel corso della settimana.
Avendo infatti il quadro preciso dei prodotti che abbiamo acquistato ed utilizzato nei diversi giorni, e rapportandolo ai consumi, intesi come rapporto tra i piatti/prodotti venduti e le quantità espresse nelle ricette che li compongono, potremo capire se abbiamo durante il processo produttivo overcharging ossia un uso eccessivo di prodotto o spreco, o al contrario undercharging.
Questi due ultimi aspetti dal punto di vista della gestione e sviluppo delle politiche economico/strategiche del ristorante rivolte al cliente, hanno conseguenze determinanti.
2) Mantenere un controllo d’inventario settimanale significherà avere un sistema di controllo molto più frequente, rispetto all’inventario mensile, concernente la quantificazione dei numeri, la collocazione fisica dei prodotti, le mappature degli spazi dove conservarli e loro catalogazioni, stabilendo procedure che ci permetteranno di essere quanto più rapidi ed efficienti nello svolgere la monitorizzazione e la rendicontazione dei medesimi.
Saremo così in grado di capire se vi siano furti, sprechi, ammanchi, potendo se necessario, iniziare delle indagini sull’origine delle cause.
Questo inventario ci permetterà di mantenere una rotta e una linea politica univoca e chiara da seguire per tutti i nostri operatori, definendo dettagliatamente tutte le fasi procedurali:
di ricezione merci, stoccaggio, sistemazione ed il collocamento dei prodotti tra i vari dipartimenti, cucina, bar, magazzino.
Un esempio di procedura, potrebbe essere data dall’usare un Template dove viene registrata anche la collocazione dei prodotti sempre nella stessa modalità, con lo stesso ordine, nel medesimo posto, marcati e sistemati con un codice interno, soprattutto se non abbiamo un bar code che registri l’ordine di arrivo.
Consigliamo anche di avere una persona dedicata a tale funzione, che sia responsabile di tutte queste fasi e della registrazione dei dati nell’inventario settimanale.
Anche se questo può rappresentare un costo per l’azienda, non sarà mai paragonabile al grande vantaggio che ci darà l’avere una figura di tal genere in termini di controllo. Se non potrete avere una figura dedicata a questa funzione, perché sforereste i vostri budget, allora potreste scegliere e istruire un membro di fiducia del vostro staff magari retribuendolo con quel plus per lo svolgimento della funzione.
3) L’inventario dovrà essere diviso per sezioni e tipologia di prodotto e sempre compilato coerentemente in tal senso.
Dunque sarà redatto per esempio in ordine alfabetico e/o per tipologia:
formaggi e latticini, carni, pesci, dispensa, cella frigorifera, varie, pulizie etc.
Scegliete le categorie come meglio vi aggrada, così da avere subito le voci che preferite avere sotto maggior controllo.
Ciò serve a creare inventari chiari, e dividere il vostro ristorante in compartimenti stagni.
Intendiamo dire che dovrete avere sì un unico inventario settimanale, ma dovrete concepire ogni tipologia di prodotto come un inventario nell’inventario, come una Matrioska, così da avere ogni categoria inventariata, analizzabile, e facilmente consultabile in qualunque momento perché scorporata dalle altre.
4)
Seguendo lo stesso sistema, create un ordine chiaro e ripetibile concernente il collocamento dei prodotti nelle scaffalature delle celle frigorifere, in quelle dei magazzini, dispense, così da effettuare il controllo in maniera metodica, sistematica, create un vero e proprio passaggio come fosse un Tour di controllo corrispondente alla mappatura dell’inventario scorrendone l’ordine delle voci nel foglio.
Si effettuerà la verifica dell’elenco dei prodotti in corrispondenza dei dipartimenti (cucina, cella frigorifera, dispensa, magazzino, etc.).
Sarà più facile quindi passare per la dispensa trovando i primi prodotti elencati nel formulario, poi il frigo cucina, bar e così via avendo velocità e precisione nel controllo.
5) Oltre l’ inventario che terrete con voi nel vostro ufficio, create mappe degli spazi da affiggere all’interno delle celle frigorifere con un quadro degli scaffali in cui vanno collocati i vari prodotti.
Fate la stessa cosa per le dispense, magazzino, cantine, e per i frigo.
Potrete anche usare delle foto e consiglio di inserirle anche nei manuali operativi, così che siano rispettati gli ordini ed il collocamento in base alle fotografie, e si crei un metodo univoco di sistemazione.
Vedrete come con il tempo ogni ammanco o variazione verrà notata con un colpo d’occhio.
È utile precisare che gli inventari settimanali o di breve periodo sono ancora più utili proprio per quei piccoli ristoranti che non hanno spazio nelle dispense, che hanno i prodotti riposti tutti insieme, e sono impossibilitati ad una reale suddivisione.
Proprio queste strutture infatti dovrebbero seguire procedure, avere inventari e persone dedicate al loro controllo e alla loro compilazione.
TIPS: È in situazioni di deficit logistico-operativo che la buona organizzazione serve e fa la differenza.
6) Create aree off-limits per tutti coloro che non sono autorizzati ad entrare negli spazi riservati alla conservazione.
Così eviterete o limiterete furti o che i prodotti in fase di ricezione sconvolgano l’ordine già precario a causa degli spazi esigui.
Sarà solo la persona preposta da voi al controllo che dirigerà volta per volta lo stoccaggio ed il collocamento dei prodotti acquistati.
TIPS: Consigliamo anche di collocare i prodotti lasciando i cartoni aperti, così che sia controllabile il contenuto interno immediatamente. Molti furti avvengono bucando lo scatolo dal di sotto, mentre sopra sembrano chiusi.
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