Create un piccolo tesoretto! Il cash è l’ossigeno per ogni azienda
Il cash deve essere considerato per ogni azienda, come una bombola d’ossigeno sempre pronta ad aiutarci nel momento in cui siamo in difficoltà.
Nel corso della mia carriera ho visto molti ristoratori letteralmente affondare, pur avendo creato un’ottima struttura, proprio per carenza di cash.
La gestione dei flussi di denaro circolante è infatti fondamentale e va condotta in maniera attenta perché può salvarci dall’intangibile, il nemico occulto di ogni gestore, che è sempre pronto a presentarci al momento meno opportuno, il conto per spese improvvise e non previste, come rotture di macchinari, tasse supplementari, multe o insolvenze da parte dei nostri clienti.
Quando sviluppiamo il nostro sistema di gestione contabile è inutile precisare che esso si esprima in numeri, però i numeri spesso rimangono tali e non tengono conto delle dinamiche legate ai pagamenti, alle difficoltà dei clienti nel saldare il conto, alle contingenze economiche o a possibili cause che richiedano esborsi di denaro ingenti ed inaspettati.
Ne è un esempio semplice ma consueto, il caso in cui redigiamo le nostre previsioni nel nostro format P&L (Profit & Loss, entrate/uscite) e ci aspettiamo di registrare il risultato della vendita di un banchetto. A rigore di logica virtualmente risulterà nei nostri calcoli come entrata, ma in verità fino a quando non avremo ricevuto il pagamento, non sapremo mai realmente quando, quanto o se il denaro entrerà realmente nelle nostre casse.
Un esempio classico nel nostro paese, di come l’economia dei numeri possa fallire e condurci verso problemi di insolvibilità verso banche o i nostri fornitori, è quello dato dai pagamenti bloccati da parte delle amministrazioni regionali e statali italiane pur avendo noi prestato già i servizi.
Spesso dunque pur avendo sul nostro foglio di previsione delle entrate, una somma pari a centomila mila euro, non avendole ancora incassate per quanto assurdo, questa potrebbe non salvarci dai nostri conti da pagare, dalle nostre spese, dai costi sostenuti per affrontare i servizi offerti.
Come detto all’inizio dell’articolo ho visto molte e grandi imprese fallire, perché pur avendo grande disponibilità immobiliari, non avevano cash per pagare una semplice bolletta o una spesa imprevista, non potevano sostenere l’operatività giornaliera del loro business.
L’aspetto operativo, come anche la disponibilità di cash circolante, devono sempre andare di pari passo, questo è fondamentale per il benessere di ogni azienda fungendo da termometro per capire fino a che punto possiamo spingerci nella nostra gestione, sia per quanto concerne gli investimenti da fare, sia per la copertura dei costi operativi.
Il mondo del business per quanto possa sembrare assurdo, è fatto di più realtà numeriche, una dal sapore diciamo più virtuale quella finanziaria, ed una invece tremendamente reale, quella economico operativa.
Intendo dire che paradossalmente la gestione operativa ha delle esigenze e dei tempi diversi rispetto alla rendicontazione contabile generale. Gli aspetti economico-finanziari per quanto strettamente legati, operano su piani e dinamiche differenti.
Se per esempio acquistate un macchinario questo nella voce dei conti risulterà tra i beni, costituendo parte del vostro conto capitale, aumentando il valore del vostro patrimonio, ma in termini di costo si tradurrà nel denaro che dovrete sborsare per far fronte a tale acquisto. Sia ben chiaro, non stiamo dicendo che un ristorante sarà redditizio solo nel caso di ampia disponibilità di cash (cosa maggiormente probabile), ma che quest’ultimo è propedeutico come sistema di sicurezza nel caso di crisi o periodici cali di redditività che dovremo comunque poter affrontare.
Ogni giorno infatti crisi economiche, fornitori che falliscono, clienti che non pagano o che lo fanno con molto ritardo cambiano ed incidono direttamente o indirettamente anche sulle sorti economiche e finanziarie del vostro ristorante, ed è proprio per ciò fondamentale avere del cash sempre a disposizione.
TIPS: Meglio avere più scorte di cash circolante che di Champagne.
La scelta di mantenere da parte sempre un tesoretto in cash, è una vera linea strategica ed è ritenuta così importante che “in alcune situazioni di estrema crisi“, piuttosto che restare senza scorte di cash nelle vostre casse è preferibile comunicare in anticipo al vostro fornitore che posticiperete il pagamento della merce per quel dato periodo.
Lo so, può sembrare assurdo, ma anche questo è parte del commercio e del management volto a operare una gestione attenta.
Parlare con il proprio fornitore infatti, avvisandolo “onestamente e in anticipo” di doverlo pagare in ritardo per esigenze impellenti, non è essere disonesti anzi è essere chiari, e vorrà dire preservare la propria dignità e la fiducia che il nostro provider ha nei nostri confronti, oltre che i suoi interessi e la sua fornitura, perché senza quella dilazione probabilmente potremmo affondare e lui perdere in un colpo solo soldi e un buon cliente.
È chiaro che il pagare tutti i conti è un dovere fondamentale, e tutti vorremo farlo per tempo, ma in questo articolo dobbiamo ipotizzare proprio le situazioni estreme in cui potremmo trovarci in difficoltà nel farlo.
Anche l’essere disposti a pagare una piccola mora, ritardando di qualche settimana il pagamento di alcune utenze non è follia o mancanza di rispetto verso gli altri. È giudizio, è strategia perché la mora in più che pagheremo, non sarà così importante e negli effetti così dannosa, come qualcosa di cui non possiamo in alcun modo ritardare il pagamento perché costituirebbe un danno incalcolabile per il nostro business, sia come reputazione sia come possibili successive sanzioni pecuniarie/giudiziarie ben più gravi.
Nel commercio e nel business come detto, spesso dobbiamo fronteggiare situazioni inaspettate e dobbiamo farlo al meglio usando strategicamente le nostre risorse, dunque due Tips:
TIPS: Parlate sempre onestamente con il vostro provider, l’onestà e la serietà pagano sempre.
TIPS: Il cash è l’ossigeno per un’azienda.
Faremo adesso un altro esempio simile di scelte coraggiose, ma presentandolo in una situazione inversa.
Immaginiamo la possibilità di dover svolgere un evento molto importante e redditizio, non avendo però la disponibilità di cash che ci permetta di acquistare un’ingente quantità di prodotti, o del personale o attrezzature per sostenerlo, è chiaro che si dovrebbe fare tutto ciò che è nelle nostre possibilità per poter prendere il lavoro in questione.
Ma come pensiamo di farlo senza fondi e cash a disposizione?
Conoscete il detto antico:
“Solo i soldi fanno soldi, mentre le molliche fanno solo altre molliche?”
Ebbene trasformiamo questo detto in un esempio pratico:
Preferiamo pagare una bolletta in ritardo ma prendere il lavoro, o essere puntuali nel pagamento della stessa ma poi perdere il lavoro che potrebbe salvarci?
L’unico vero modo infatti, per poter giostrare al meglio i propri flussi di denaro, soprattutto quando si è in difficoltà, è quello di avere una gestione che stabilisca per tempo ciò che è prioritario, ciò che è possibile posticipare, e il limite oltre cui non bisogna mai andare, mantenendo sempre la correttezza professionale.(quest’ultima è un principio fondamentale del management della Chiave Puentes)
Dovete guardare sempre più in là, lontano, e saper leggere i vostri numeri, interpretando le contingenze economiche, prevenendo e preparandovi ad ogni eventualità per poter avere disponibilità di denaro immediata, senza rischiare di uccidere o affogare il vostro business con le vostre stesse mani.
Uno degli errori più diffusi tra i ristoratori indipendenti infatti, è proprio il pensare di rispondere e coprire i costi operativi del proprio locale con l’incasso giornaliero, affidandosi semplicemente al loro ottimismo.
Ebbene vi posso assicurare che operare in tal guisa è “Cronaca di una chiusura annunciata”.
Affitti, staff, tasse, multe, guasti di macchinari, anticipo di spese per sostenere la creazione di eventi, party, o peggio incidenti, sono parte del già citato oscuro nemico di ogni manager, “l’intangibile, il non prevedibile”.
TIPS: “Tutto ciò di negativo che non deve accadere, accadrà arrecandoci problemi”.
L’unico antidoto per questo oscuro nemico, è avere riserve di benzina e ruote di scorta, appunto un tesoretto in cash.
Management significa saper guardare lontano ed il rischio di affondare non può essere corso in nessun caso.
Esempio di gestione di un tesoretto
Per evitare questa sventurata eventualità e creare un tesoretto dobbiamo strategicamente giocare d’anticipo e per farlo dobbiamo muovere come pedine i nostri flussi di denaro dirigendoli e destinandoli verso le necessità più imminenti.
Per farlo cosa fondamentale apparentemente scontata, ma paradossalmente difficile da realizzare, è distinguere cosa sia prioritario tra due pagamenti che formalmente sembrano uguali, è questo che ci salverà da possibili default.
Se è fondamentale avere un tesoretto, è anche vero che non tutti hanno la possibilità di avere da parte del capitale da poter utilizzare in caso di emergenza. Molti ristoratori infatti impegnano tutto ciò che hanno per avviare il proprio ristorante e avendo dunque investito, spesso sono da subito in bolletta.
Ebbene, è proprio soprattutto in questo caso che dovrete correre ai ripari e creare un tesoretto virtuale, giocando con le vostre entrare e con le vostre spese. Fate circolare il vostro cash in maniera intelligente, puntando a creare un vostro personale piccolo piano d’accumulo.
Per farlo dovrete avere sotto maniacale controllo ogni singola voce di costo del vostro business, così da sviluppare con largo anticipo previsioni, proiezioni di vendite e stime di costo.
Solo sviluppando scenari economici in anticipo di diversi mesi, durante il corso della vostra gestione potrete cambiare direzione o intervenire per tempo chiedendo dilazioni, finanziamenti, prestiti, preservando il vostro business.
TIPS: È consigliabile per aiutarvi nella gestione, più conti bancari differenziandoli nella destinazione d’uso.
Ormai con i conti on line è possibile farlo senza avere grosse spese o quasi a costo zero, questo vi aiuterà e vi porterà dei vantaggi operativi.
Differenziate la gestione dei conti
Aprite più conti bancari e differenziateli per gestione.
Per esempio il conto A lo userete per le operazioni legate ai banchetti, party, catering, spese e le gestioni di una parte della vostra attività.
Il conto B lo userete per le spese straordinarie o giornaliere del vostro ristorante, così da ottenere un’apparente gestione separata delle vostre attività, avendo sempre sotto controllo la gestione economica ed i flussi di cash circolante necessari.
Sarà più facile così determinare quanto cash a disposizione avrete accumulato per affrontare le eventuali spese per dipartimento, forniture, amministrazione.
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