Uno dei punti fondamentali nella gestione di un business in qualunque campo esso operi, è legato alla pianificazione e al controllo dei costi, e nel caso specifico di una gestione ristorativa, il buon risultato è molto legato anche al monitoraggio di tutto il processo della fase di acquisto.
Infatti la fase di scelta dei prodotti per via della loro peculiarità legata alla reperibilità, deperibilità e specialità dei medesimi è una parte integrante e fondamentale concettualmente non disgiunta dalla produzione.
Colonna portante della politica e strategia d’acquisto è trasformare tutto il vostro inventario convertendolo da quantità di prodotto a bene capace di creare valore.
Tutti i prodotti dunque, di qualunque genere essi siano, alimentari, pulizie, cancelleria, la carta, i blocchetti comande, le uniformi e tutto ciò che comporrà il vostro primo inventario, una volta acquistati, non saranno più solo quello che appaiono materialmente ai vostri occhi, ma si trasformeranno in denaro per le vostre casse, e nell’immagine della vostro valore presso il cliente.
Questa è una premessa importante, perché la maggior parte degli operatori hotelieri o della ristorazione non operano questa conversione, pensando che l’acquisto di un articolo in più o in meno, e la sua differente qualità non faccia reale differenza.
Quest’ultimo è un errore madornale, la classica frase “Tanto per uno in più, cosa vuoi che cambi!?” è una degenerazione distruttiva per qualunque gestore.
Non crediate che sia un’esagerazione o strana forma di tirchieria, questo è pianificazione, è “economia manageriale”.
È dunque vitale per gestire al meglio la propria azienda conoscere non solo i propri prodotti per tipologia, ma studiarne la vita all’interno del vostro locale dalla loro selezione, ordine, arrivo, stoccaggio, produzione fino al servizio.
Per farlo occorre creare degli inventari che registrino in maniera maniacale i movimenti della merce monitorizzandone la variazione di quantità e il valore del magazzino.
Vi sono molte scuole di pensiero su quale sia la migliore politica di gestione degli acquisti o come vada eseguita l’analisi dei costi e l’utilizzo degli inventari.
Secondo la nostra scuola managersandrestaurateurs.com, per le aziende ristorative il miglior sistema di controllo degli acquisti, e di movimentazione del proprio inventario è operata sul breve periodo, evitando di attendere, come fanno molti operatori, il quadro consuntivo acquisto/giacenza/venduto solo alla fine del mese per trarre le somme sull’operato della propria gestione.
Avendo invece come da noi suggerito un controllo degli inventari giornaliero/settimanale, è possibile avere tutti i mezzi a disposizione per far cambiare rotta al proprio ristorante in qualunque momento.
Prima di definire quali siano i range di scorta prodotto e movimentazione magazzino minimi generalmente da mantenere, per poter controllare al meglio i costi di gestione, bisogna porsi alcune domande:
1) “Abbiamo a priori pianificato e determinato la nostra politica d’acquisto?
2) Quale tipo di politica seguiremo?
3) Punteremo sulla classica metrica “Push magazzino” della scontistica dove a un’elevata quantità di prodotto acquistato scatterà lo sconto, e quindi manterremo scorte di prodotto molto alte in magazzino?
4) O invece seguiremo la tecnica del “just in time”, basandoci sulle statistiche di flusso clientelare mantenendo dunque delle scorte minime in giacenza, puntando piuttosto ad avere sempre un prodotto freschissimo, forse a prezzo più elevato, ma evitando di riempire il magazzino?”
Le due scuole o meglio tecniche sono entrambe efficaci, ma vediamone i vantaggi e gli svantaggi.
Avere elevati scorte di prodotti in inventario, “Push magazzino”, ha come vantaggio:
- la comodità di non restare mai senza il prodotto richiesto;
- meno spreco di risorse ed energie nell’operare tutte le fasi degli ordini d’acquisto: ricezione, stoccaggio, collocamento dei prodotti.
Detto questo, è anche vero però che come sempre la comodità si paga cara.
Infatti mantenere elevati livelli di scorte di prodotti, vuol dire spesso, maggiori sprechi e conseguenti costi di produzione, anche per quelle gestioni ben organizzate con figure preposte come Cellar o Storage manager.
Ci sono infatti diversi fattori per cui avere range di inventario così alto è svantaggioso:
a) Avere scorte di prodotto elevate, aumenta i rischi di deperimento del medesimo in caso di mancato utilizzo dovuto alle più svariate ragioni, condizioni atmosferiche avverse, calo del flusso clientelare per un momento di crisi economica, nuove aperture con aumento della concorrenza, eventi in città o un match sportivo fuori città.
Molti prodotti nella ristorazione sono altamente deperibili, ed anche un giorno in più nel vostro ristorante, quando non necessario, può significare perdita della loro qualità.
(Spesso per esempio, si commette l’errore di considerare i prodotti come freschi associando il termine alla data in cui arrivano nel vostro ristorante, ma così non è, perché voi non siete il produttore, né il primo acquirente. Un giorno in più nel vostro ristorante, va sommato ad un giorno in più presso il vostro fornitore, un giorno in più presso il produttore, cosa che significa anche diversi luoghi in cui il prodotto viene conservato, trasportato, tutte possibili cause di ancor più rapido deperimento.)
b) Il nostro livello di scorta del prodotto, se tenuto alto è anche soggetto più facilmente a furti, a rotture accidentali, alterazioni per cattiva conservazione, che oltretutto non noteremo facilmente per via delle elevate quantità del medesimo.
Il detto “l’occasione fa l’uomo ladro” è sempre valido, ed inoltre l’uomo in genere, psicologicamente, dinanzi all’abbondanza è portato a sprecare di più.
Pensate a quando beviamo, se abbiamo acqua a volontà non ci facciamo caso, ma quando abbiamo sete e l’acqua scarseggia allora la teniamo cara centellinandone le gocce.
Tale regola andrebbe applicata anche per l’acquisto e uso dei prodotti, adottando rigide politiche di grammatura e porzionatura degli alimenti. Mettendo infatti a disposizione determinate quantità di prodotto, saremo più precisi ed attenti alle quantità che useremo, sapendo magari che essendo queste centellinate e calibrate al servizio, una volta finite non ne avremo a disposizione dell’altro.
Dovete anche tenere conto, quando scegliete di tenere elevate scorte di prodotto in magazzino, dell’intangibile, dell’evento inaspettato, come per esempio rotture degli impianti frigoriferi o tubature di Sabato notte, uragani, allagamenti per piogge torrenziali, temperature record di 45 gradi che accelerano la deperibilità di molti prodotti, vi assicuro che non l’ho visto succedere poche volte.
TIPS: La legge dell’intangibile secondo cui, tutto ciò che non dovrebbe succedere accadrà, è sempre valida. (Legge di Murphy)
Oltretutto avere un elevato range di scorta prodotto, può voler significare dover controllare quotidianamente centinaia di prodotti in termini di: scadenza, deperibilità, furti, imperizie, dolo, etc.
Vediamo invece adesso vantaggi e svantaggi nel seguire la politica d’acquisto del “Just in time”.
Con questa tecnica usata praticamente solo dai Top manager opereremo su dati, medie statistiche, e punteremo solo su ciò che ci serve realmente per il servizio imminente.
Creeremo Template statistici dove monitoreremo e analizzeremo i nostri consumi, monitorandoli sul breve periodo, confrontandoli con quelli presenti nel nostro database e storico di tutta la nostra gestione. Poi frazioneremo i periodi in mini sezioni d’acquisto e consumo.
Per esempio considereremo una settimana e la scomporremo in 3 micro periodi fatti di tre giorni a sé stanti.
Dunque avremo un livello di giacenza molto bassa, che verrà concepita e strutturata come se avessimo un’attività di un solo mese, poi di una sola settimana, tre giorni per ognuna di queste fino ad arrivare ad ogni singolo giorno per volta.
Questo vorrà dire:
1) Che avremo meno prodotto che si consumi qualora non venisse usato.
2) Che avremo meno possibilità di furto o spreco dovuto a rotture, incidenti, deperimenti perché avendo meno prodotto sarà più facile la gestione notandone ammanchi, danneggiamenti, alterazioni.
3) Avremo più precisione nelle porzionature, avendo il nostro staff meno prodotto a disposizione.
4) Per operare il Just in time in maniera efficiente, creerete un sistema di statistiche e report che vi dicano quanti clienti in media avete ogni giorno, monitorandone le comande, verificando quanti e quali prodotti siano maggiormente richiesti per servizio, giorno e periodo.
5) Imparerete quasi a memoria le schede delle ricette e quindi saprete le specifiche di porzionatura e grammatura usata in ogni prodotto F&B, rapportandole alla media del numero di prodotti richiesti dai dipartimenti sala/cucina, potendo così fare l’ordine in base a proiezioni statistiche basate sui vostri consumi reali.
6) Registrerete le punte di afflusso clientelare raggiunte dal vostro ristorante nei diversi periodi del mese, delle settimanae, giorno per giorno.
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